Informativa Privacy Dipendenti

Documento in revisione da consulente del lavoro e legale. Bozza preliminare conforme allo schema standard del rapporto di lavoro subordinato.

La presente informativa, redatta ai sensi degli artt. 13 e 14 del Reg. UE 2016/679 (GDPR) e in conformità al D.Lgs. 196/2003, si rivolge specificamente ai dipendenti di KARATECLEAN S.r.l.s. assunti con rapporto di lavoro subordinato. Integra e specifica quanto previsto dalla Privacy Policy generale della piattaforma.

1. Titolare del trattamento

KARATECLEAN S.r.l.s.
Sede legale: Via della Torre 9, 20127 Milano (MI)
C.F. e P.IVA: 13776470968 — REA MI-2743349
Email: info@karateclean.com — PEC: karateclean@pec.it

2. Natura del rapporto e categorie di dati trattati

I dipendenti di KarateClean S.r.l.s. sono regolarmente assunti con contratto di lavoro subordinato. Nell'ambito del rapporto di lavoro vengono trattate le seguenti categorie di dati:

2.1 Dati identificativi e anagrafici

Nome, cognome, data e luogo di nascita
Codice fiscale
Indirizzo di residenza e domicilio
Numero di telefono ed email
Documento d'identità in corso di validità

2.2 Dati relativi al permesso di soggiorno (per cittadini extra-UE)

Solo ove applicabile, ai sensi della normativa sull'immigrazione e per adempimenti previsti dal D.Lgs. 286/1998.

2.3 Dati relativi alla salute

Certificati medici di idoneità lavorativa (Sorveglianza Sanitaria ex D.Lgs. 81/2008)
Certificati di malattia trasmessi tramite sistema INPS
Eventuali dichiarazioni di invalidità o appartenenza a categorie protette

Il trattamento dei dati sanitari avviene esclusivamente per adempimenti previsti dalla legge (D.Lgs. 81/2008, normativa previdenziale e assicurativa) e con le misure di sicurezza rafforzate previste dall'art. 9 GDPR.

2.4 Dati relativi alla formazione obbligatoria

Attestati formazione sicurezza sul lavoro (D.Lgs. 81/2008 e Accordi Stato-Regioni)
Attestati primo soccorso e antincendio (ove richiesti)
Eventuali certificazioni professionali

2.5 Dati per gestione contrattuale e retributiva

Dati bancari per accredito retribuzione
Buste paga e CUD
Posizione previdenziale (INPS) e assicurativa (INAIL)
Dati relativi a ferie, permessi, assenze

2.6 Dati operativi e di geolocalizzazione

Dati di accesso alla piattaforma KarateClean
Registrazione orari di inizio/fine servizio (timbratura digitale)
Geolocalizzazione presso gli immobili di intervento (geofencing per verifica presenza)
Per i rider: tracciamento percorsi per calcolo rimborsi chilometrici
Foto e firma di completamento intervento

3. Geolocalizzazione e art. 4 Statuto dei Lavoratori

Il trattamento di dati di geolocalizzazione del personale durante l'orario di servizio avviene nel pieno rispetto dell'art. 4 della Legge 300/1970 (Statuto dei Lavoratori) come modificato dal D.Lgs. 151/2015.

La geolocalizzazione è funzionale esclusivamente a:

Verificare la presenza presso l'immobile di intervento (geofencing)
Calcolare i rimborsi chilometrici per i rider
Garantire la sicurezza del personale operativo durante l'orario di servizio
Gestire situazioni di emergenza

Sono previste le seguenti tutele:

Attivazione della geolocalizzazione esclusivamente durante l'orario di servizio
Sottoscrizione di accordo sindacale o autorizzazione dell'Ispettorato Nazionale del Lavoro (ove richiesto)
Informazione preventiva al dipendente e formazione sull'utilizzo
Conservazione dei dati di geolocalizzazione limitata a 90 giorni
Accesso ai dati limitato al personale amministrativo autorizzato

4. Finalità e base giuridica

4.1 Esecuzione del contratto di lavoro (art. 6.1.b GDPR)

Gestione del rapporto di lavoro in tutti i suoi aspetti: pianificazione turni, coordinamento operativo, valutazione delle prestazioni.

4.2 Obblighi di legge (art. 6.1.c GDPR e art. 9.2.b GDPR)

Adempimenti previdenziali, assistenziali e fiscali
Sicurezza sul lavoro (D.Lgs. 81/2008)
Normativa antiriciclaggio e fiscale
Comunicazioni obbligatorie a INPS, INAIL, Agenzia delle Entrate, Centro per l'Impiego

4.3 Legittimo interesse del datore di lavoro (art. 6.1.f GDPR)

Organizzazione e coordinamento operativo del personale
Tutela del patrimonio aziendale
Sicurezza del personale durante il servizio

5. Documenti caricati sulla piattaforma

I documenti caricati nella sezione dedicata del proprio account sono:

Archiviati su server in cifratura
Accessibili esclusivamente all'interessato e al personale amministrativo autorizzato
Conservati per la durata del rapporto di lavoro più 10 anni successivi alla cessazione
Mai condivisi con terze parti senza esplicito consenso o obbligo di legge

6. Sicurezza sul lavoro e assicurazione

KarateClean S.r.l.s. ha attivato:

Polizza assicurativa di Responsabilità Civile professionale
Posizione INAIL attiva per tutti i dipendenti
Conformità alla normativa di cui al D.Lgs. 81/2008
Formazione obbligatoria in materia di sicurezza, prevenzione incendi e primo soccorso (D.M. 274/1997)

7. Destinatari dei dati

I dati possono essere comunicati a:

Consulente del lavoro per gestione buste paga e adempimenti
Commercialista per adempimenti fiscali
INPS, INAIL, Agenzia delle Entrate, Centro per l'Impiego, Ispettorato del Lavoro
Medico Competente nominato ai sensi del D.Lgs. 81/2008
Compagnia assicurativa per gestione polizze e sinistri
Banca per accredito retribuzione
Fornitori tecnologici della piattaforma (Supabase, Vercel, Sentry, Hetzner) per le sole finalità descritte nella Privacy Policy generale

8. Periodo di conservazione

Dati relativi al rapporto di lavoro: durata del rapporto più 10 anni dalla cessazione
Buste paga e documenti retributivi: 10 anni
Certificati medici e dati sanitari: secondo disposizioni del Medico Competente e normativa di settore
Dati di geolocalizzazione operativa: 90 giorni
Log accessi piattaforma: 12 mesi

9. Diritti dell'interessato

Il dipendente può esercitare i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR:

Accesso ai propri dati
Rettifica di dati inesatti
Cancellazione (nei limiti consentiti dagli obblighi di legge)
Limitazione del trattamento
Portabilità dei dati
Opposizione al trattamento
Reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali

Le richieste possono essere inoltrate tramite:
Email: info@karateclean.com
PEC: karateclean@pec.it
Posta: KarateClean S.r.l.s. - Via della Torre 9, 20127 Milano (MI)

10. Conferimento dei dati

Il conferimento dei dati necessari all'instaurazione e gestione del rapporto di lavoro è obbligatorio. L'eventuale rifiuto comporta l'impossibilità di instaurare o proseguire il rapporto di lavoro stesso.

11. Aggiornamenti

La presente informativa potrà essere aggiornata in caso di modifiche normative o organizzative. Eventuali aggiornamenti saranno comunicati al personale tramite i canali aziendali ordinari.